【5w2h是什麼】一文看懂5w2h分析法!附5w2h範例分析

你是否在工作或生活中常遇到問題,卻不知道從哪裡開始解決?5W2H分析法或許就是你需要的利器!什麼是5W2H?它如何幫助你理清思路、制定解決方案?透過範例分析,我們將帶你深入了解這個強大工具,幫助你找到解決問題的最佳途徑!

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相信無論你的工作性質是什麼,一定都有遇到過複雜、難以解決的問題,那麼你一定不要錯過5W 2H這個分析問題的工具。因為5個W 2個H就是幫助你厘清思路,找出問題的核心,並有效地制定解決方案的強大工具。

在這篇文章裡,不只是5個w1個h,而是會為你詳細介紹到底5W和2H是什麼,以及如何正確運用這個方法來分析和解決問題,讓你在面對挑戰時能夠輕鬆應對。

5w2h是什麼?各種問題詞語的意義和用途

5W2H 是一種常用的問題分析工具,常見於商業、管理和問題解決過程中。你可能會疑惑為什麼不能是5h2w,而要是5w2h呢?

其實,它的名稱來自七個英文字母,分別代表七個問題詞語:何人(Who)、何事(What)、何時(When)、何地(Where)、為何(Why)、如何(How)和多少(How much/How many)。

5w2h
5w2h的定義。

透過5個W以及2個H這七個問題,你可以全面分析和理解一個問題或情境。下面我們通過表格來詳細看看,這5W2H 分別都代表了什麼含義,以及它們的用途都是什麼。

問題詞語意義用途
何人 ( Who)誰參與了這個事件或行動確定涉及的角色或責任人
何事 ( What )事件的具體內容是什麼描述問題或任務的具體內容
何時 ( When )什麼時候發生的確定時間點或時間範圍
何地 ( Where )在哪裡發生的確定地點或環境
為何 ( Why )為什麼會發生分析原因或背景
如何 ( How )如何進行或解決確定方法、步驟或過程
多少 ( How much )涉及多少數量或資源確定數量、成本或資源需求
各種問題詞語的意義和用途

總結來說,5W2H 提供了一個結構化的框架,以五個為什麼、兩個方法幫助你從多個角度全面分析問題,從而找出有效的解決方案,最重要的是,這種方法特別適合在面對複雜情境時使用,因為它能夠確保你不會遺漏重要的資訊或細節。

5W 2H 的目的

不管是在工作中還是生活裡,5 W 2 H都能夠系統化地引導你逐步解決困境。那麼5W2H 只有「解決問題」這一個作用嗎?自然不是,下面我們來看看它到底能為你帶來什麼吧:

  • 全面理解問題:透過詳細的分析,幫助你從各個角度全面掌握問題的來龍去脈。這樣一來,你不會遺漏任何重要細節,確保問題被充分理解。
  • 找出根本原因:不僅解決表面問題,更深入挖掘其背後的根本原因。這樣可以防止問題再次發生,達到治本的效果。
  • 制定解決方案:根據分析結果,制定出具體且可行的解決方案。這些方案會更具針對性和實際操作性,確保問題能夠徹底解決。
  • 明確責任與資源:清楚定義誰應該負責什麼,以及需要哪些資源來解決問題。這不僅能提升團隊協作效率,也能避免資源浪費。
  • 提高效率和效果:透過系統化的分析和處理,提升工作效率和解決問題的效果。這樣,你可以更快速地達成目標,並確保結果的品質。

透過使用 5W2H,你可以更有條理地面對各種挑戰,不僅能夠確保問題被完整且深刻地理解,還能夠制定出有效且具體的行動計劃。

這種方法特別適合用在需要全面思考及精細規劃的情境中,例如專案管理、問題解決和策略制定。總之,如果你想快速解決工作或者生活中的各種煩惱,5W2H 是一個不可或缺的工具,能夠幫助你在各個層面上更有效地達成目標。

5W2H分析法:如何用 5w2h分析法解決問題?

了解完5W2H 是什麼,以及能幫助你做什麼之後,我們再來一起看看該怎麼去用好這個問題分析方法。

首先要明白的是5W2H分析法有哪些,5W2H分析法透過七個關鍵問題,逐步引導你全面理解問題並找到最佳解決方案,所以找對問題,是關鍵所在,也是後續行動的重要指導所在。

5W2H steps
5W2H分析法

步驟一、定義問題:

首先,你需要明確定義問題,這是解決問題的基礎,通過下面的問題解決七步驟ppt方式來進行回答,你可以找到問題的關鍵所在:

  • What(問題是什麼?):清晰描述問題的本質和具體內容,確保你知道問題的核心。
  • Why(為什麼這個問題存在?):探討問題產生的原因,了解背後的動機或背景,這有助於找到根本解決方案。
  • Who(誰受到這個問題的影響?):確認問題影響的對象,無論是個人、團隊還是整個組織,這能幫助你了解問題的範圍。
  • When(這個問題何時發生的?):了解問題的發生時間點或時間範圍,這有助於掌握問題的發展歷程。
  • Where(這個問題在哪裡發生的?):確定問題發生的地點或環境,這有助於定位問題的範圍和影響。
  • How(這個問題是如何發生的?):分析問題的發生過程和機制,了解問題的具體運作方式。
  • How much(這個問題的嚴重程度或影響有多大?):評估問題的嚴重性和影響範圍,這能幫助你判斷問題的緊急性和處理優先級。

透過這些問題,你可以全面了解問題的各個方面,為後續的解決方案制定打下堅實基礎。

很重要的是,了解問題的這個過程不僅讓你清楚問題的來龍去脈,也能幫助你找到最適合的解決辦法,所以第一步可以說是奠定了你後續所有工作的基礎。

步驟二、收集數據和資訊:

在定義問題之後,下一步就是收集相關的數據和資訊。這個步驟同樣重要,因為充分的數據和資訊能夠讓你更準確地理解問題並找到有效的解決方案。下面是收集數據和資訊的一些要點,也是提醒你一些需要注意的「天坑」:

  • 資料來源:確認哪些資料來源是可靠的,例如內部報告、數據庫、客戶反饋和市場調查等。
  • 數據範圍:確定需要收集哪些範圍的數據,包括時間範圍、地理範圍和涉及的對象範圍等。
  • 數據質量:確保收集到的數據是準確且可靠的,避免因數據不準確而導致誤判。
  • 數據分析:對收集到的數據進行分析,找出數據背後的趨勢和模式,為後續的問題解決提供依據。
notion analytics template
使用Notion的模板做數據分析!來源:Analytics Template

收集數據和資訊是解決問題的重要之一,因為只有在充分掌握各種相關資訊的前提下,才能做出正確的判斷和決策。

這一步不僅要求你有系統化的數據收集能力,還需要具備一定的數據分析技能,才能真正理解問題的本質並找到最佳解決方案。

步驟三、分析問題:

在收集完數據和資訊之後,接下來就需要對這些數據進行深入的分析,以找出問題的根本原因和可能的解決方案。

這個步驟是解決問題的核心,透過仔細的分析,你可以更清楚地了解問題的全貌和背後的機制。

  • 數據整理:首先,對收集到的數據進行整理和分類,確保數據清晰有序,便於後續分析。
  • 模式識別:識別數據中的趨勢和模式,找出重複出現的問題和異常現象,這些都是潛在的線索。
  • 原因分析:使用因果分析法,例如魚骨圖或 5個為什麼分析法,深入探討問題的根本原因,而不只是表面現象。
  • 關鍵因素:確定哪些因素對問題的影響最大,這些關鍵因素通常是解決問題的突破口。
  • 假設驗證:根據分析結果,提出可能的假設,並通過實驗或進一步數據驗證這些假設的正確性。

只有通過仔細的數據分析和原因探討,才能真正了解問題的全貌並找到最佳的解決策略,需要注意的是,這個過程要求你具有一定的分析能力和邏輯思維,才能在眾多數據中找到有價值的資訊,最終成功解決問題。

步驟四、制定解決方案:

在深入分析問題並找出根本原因後,你就可以開始制定解決方案了,這一步則驟需要綜合考量所有相關因素,提出既可行又有效的方案,並制定具體的執行計劃。

  • 目標設定:根據分析結果,明確解決問題的具體目標,例如降低故障率、提升客戶滿意度等。
  • 方案擬定:針對問題的不同方面,提出多個可能的解決方案,並對每個方案進行評估。
  • 資源分配:確定實施方案所需的資源,包括人力、物力和財力,並確保這些資源能夠按時到位。
  • 風險評估:對每個方案進行風險評估,預測可能遇到的困難和挑戰,並制定相應的應對措施。
  • 執行計劃:制定詳細的執行計劃,包括時程表、步驟和負責人,確保方案能夠有序推進。
  • 溝通協調:與相關部門和人員進行溝通,確保大家對方案和計劃有一致的理解和支持。
clickup resources template
使用ClickUp來做資源分配。來源:ClickUp

制定解決方案是將分析結果轉化為具體行動的過程,這個過程需要你綜合考量所有相關因素,提出既可行又有效的方案,並制定具體的執行計劃。

透過這些步驟,你可以確保問題能夠被有效解決,並達到預期的目標。

步驟五、實施和監控:

制定解決方案之後,接下來就是將方案付諸實施,並在實施過程中進行監控,以確保方案按計劃進行並達到預期效果。這一步也是不可忽視的一步,因為再好的方案如果無法順利執行,也無法真正解決問題。

  • 執行計劃:根據前一步驟制定的詳細執行計劃,按部就班地展開實施工作,確保每個步驟都能落實到位。
  • 責任分配:明確每個人員的職責和任務,確保每個成員都知道自己需要做什麼,並對自己的工作負責。
  • 資源管理:合理調配和使用資源,確保所需的資源能夠及時到位,支持方案順利實施。
  • 進度監控:定期檢查方案的進展情況,通過各種指標和數據來監控是否按計劃進行,發現問題及時調整。
  • 問題解決:在實施過程中,難免會遇到各種問題和挑戰,需要及時解決這些問題,避免影響整體進度。
  • 效果評估:在實施過程中,持續評估方案的效果,根據實際情況對方案進行必要的調整和優化。
clickup hr team
使用ClickUp做資源管理。來源:Build and manage your dream team with ClickUp™

透過這些步驟,你可以確保制定的解決方案能夠順利實施,並在實施過程中不斷修正和改進,以達到最佳效果。

總結來說,實施和監控就是將解決方案轉化為實際成果的關鍵步驟,這個過程需要你密切關注方案的進展,及時解決出現的問題,並持續優化方案,確保最終能夠成功解決問題並達到預期目標。

透過5W2H範例分析展示運用

上面就是關於五個W 兩個H的全部介紹了~千萬不要覺得這些步驟和操作太過麻煩,5W2H除了能夠解決你的問題,還有一個很實在的地方。

它真正精髓之處在於,在這一整個過程當中,你的問題解決能力會得到不斷地磨煉,能力也會不斷增強,而你的問題解決能力逐漸發展了你職業生涯中的一個重要技能,百利而無一害。

那麼為了驗證你是不是真的學會了5W2H的方法,我們下面舉了兩個實際的5W2H範例,跟隨著我們的思路來,看看你是不是真的掌握了吧~

電子商務公司5w2h範例解決方案

一家電子商務公司發現最近的顧客投訴率大幅上升,主要集中在網站的瀏覽及購物體驗差上。你可以先思考一下該怎麼使用5w2h 來解決這個問題,想好之後,就接著往下看,看看跟我們給出的答案有什麼差別吧~

  • Who(誰):目標受眾為網購消費者,包括年輕人、職業人士和家庭主婦等。
  • What(什麼):需要解決的問題包括網站轉化率低、銷售額下降、網站速度慢和用戶體驗差。
  • When(何時):問題在過去幾個月中逐漸顯現,特別是在高峰購物季(如黑色星期五和聖誕節促銷期間)更加明顯。
  • Where(哪裡):問題主要出現在公司的電子商務網站和移動應用程序上。
  • Why(為什麼):原因包括網站加載速度慢、用戶界面設計不友好、結帳過程複雜,以及缺乏有效的數字行銷策略。
  • How(如何):透過優化網站速度、重新設計用戶界面、簡化結帳流程以及加強數字行銷策略來解決問題。具體措施包括:
    • 優化圖片和資源:減少圖片大小,使用內容分發網路來加快資源加載。
    • 提升伺服器性能:升級伺服器配置,使用更快的主機服務
    • 重新設計UI:聘請專業 uiux設計師重新設計網站界面,讓網站介面更具吸引力和易用性。
    • 簡化結帳流程:減少結帳步驟,提供更多支付選項,並確保移動設備上的結帳體驗流暢。 
    • 社群媒體行銷:加強在Facebook、Instagram等社群媒體上的行銷活動,吸引更多目標消費者。
    • 電子郵件行銷:定期發送有吸引力的促銷電子郵件,留住老顧客並吸引新顧客。
  • How much(多少):預計每月增加 30% 的行銷和技術預算,用於網站優化、設計改進和數字行銷活動。這包括:
    • 網站優化:聘請專業技術團隊和設計師,預計花費 NT$20,000。
    • 數字行銷:增加廣告投放和電子郵件行銷活動,預計花費 NT$15,000。
    • 伺服器升級:改善伺服器性能,預計花費 NT$10,000。
mailchimp
使用Mailchimp來做電子郵件行銷。來源:Mailchimp

透過使用 5W2H 方法,我們詳細地分析了電子商務公司目前面臨的轉化率低、銷售額下降、網站速度慢和用戶體驗差等問題。針對這些挑戰,我們制定了全面的解決方案,包括技術優化、用戶界面改進和強化數位行銷策略。

這些措施不僅能提升網站的整體性能和用戶滿意度,還能帶動銷售額的顯著增長,預期將有效改善公司在市場上的競爭力,並為消費者提供更佳的購物體驗。‘

怎麼樣,和你想的是否一樣?如果差不多的話,恭喜你已經學會啦!如果不一樣的話也沒關係,接著往下看,還有第二個例子,再來驗證一下你的所學~

品牌定位5w分析範例

一家知名消費品品牌公司發現它們市場份額和品牌知名度在過去一年中有所下降,它們繼續解決這個問題,以重振品牌形象和提升市場份額。

  • What(什麼):市場份額和品牌知名度下降,具體問題包括銷售量減少、品牌認知度下降以及市場競爭力不足。
  • Why(為什麼):市場份額和品牌知名度下降包括市場競爭加劇、品牌定位不清、行銷策略老化、產品更新慢等等的原因。
  • Who(誰):相關人員包括受影響的消費者、品牌經理、行銷團隊、產品開發團隊以及高層管理人員。
  • When(何時):問題主要在過去一年中逐漸顯現,特別是在主要競爭對手推出新產品和行銷活動期間。
  • Where(何地):問題主要出現在國內市場,尤其是大都市和消費者需求變化較快的地區。
  • How(如何):透過重新定位品牌、創新行銷策略和加速產品開發來解決問題。具體措施包括:
    • 品牌重新定位:重新審視品牌核心價值,確立清晰的品牌定位,並通過多管道傳播強化品牌形象。
    • 創新行銷策略:利用數位行銷、社群媒體和影響者行銷來吸引年輕消費者,並舉辦線上和線下活動增強品牌互動。
    • 產品創新:加速產品研發和更新,推出符合市場需求的新產品,並提升產品質量和設計。
    • 競爭分析:深入分析競爭對手的策略,制定針對性的市場應對計劃。
  • How much(多少):預計每月增加 25% 的行銷和研發預算,用於品牌重塑、行銷創新和產品開發。這包括:
    • 品牌重塑:每月花費 NT$30,000 用於品牌研究和重新定位活動。
    • 行銷創新:每月增加 NT$40,000 用於數位行銷、社群媒體運營和影響者合作。
    • 產品開發:每月投入 NT$50,000 加速新產品的研發和上市。
hubspot customer platform
使用HubSpot做行銷策略。來源:HubSpot

通過這個5個為什麼範例的詳細分析,我們明確了品牌公司市場份額和品牌知名度下降的主要原因,並制定了針對性的解決方案。這些措施包括品牌重新定位、創新行銷策略和加速產品開發,預期將有效提升品牌形象和市場競爭力。

怎麼樣,有跟上文章的腳步嗎?沒跟上也沒關係~學習本來就不是一蹴而就的事情,多看幾遍文章,將知識運用到生活與工作當中,一切都會水到渠成的~

結語

文章到這裡就快結束了,總結一下這篇文章的內容,大概就是你可以透過問自己「什麼、為什麼、誰、何時、哪裡、如何、多少」這七個問題,更全面、更有系統地解決你面臨到的難題。

希望看完了這篇文章的介紹和實例分析,在你再次面對面對複雜情境時,更加得心應手。下次遇到困難時,不妨試試這個方法,相信你會發現它的強大之處!我們下篇文章再見~!

關於5 W 2 H的常見問題(FAQs)

5W2H是什麼?

5W2H 是一種分析和解決問題的方法,透過問七個關鍵問題來全面了解和解決問題。這七個問題分別是:「什麼(What)」、「為什麼(Why)」、「誰(Who)」、「何時(When)」、「哪裡(Where)」、「如何(How)」和「多少(How much)」。

5W2H 方法適用於哪些情境?

5W2H 方法適用於各種情境,包括企業管理、項目規劃、問題解決、產品開發、服務改進等。無論是個人還是團隊,都可以使用這個方法來理清思路、分析問題並制定解決方案。

如何開始使用5W2H 方法?

要開始使用 5W2H 方法,你可以從以下步驟入手:
明確問題(What):描述你面臨的具體問題。
分析原因(Why):找出問題背後的原因。
確認相關人員(Who):確定受影響或需要參與解決問題的人。
確定時間(When):設定重要的時間節點。
定位地點(Where):了解問題發生的地點。
制定解決方案(How):設計具體的行動步驟。
評估資源和成本(How much):估算所需的資源和成本。

5W2H 和其他分析工具有什麼不同?

5W2H 的獨特之處在於它的全面性和簡單易用。與其他分析工具,例如六力分析is is not 分析 相比,5W2H 更加注重從多個角度全面了解問題,而不是僅僅關注某一個方面。此外,5W2H 的問題設計簡單明了,容易理解和應用。

5W2H 是否適合團隊合作?

是的,5W2H 非常適合團隊合作。團隊成員可以一起討論每一個問題,集思廣益,從多個角度提出見解和建議。這樣不僅能夠充分了解問題的全貌,還能制定出更加周全的解決方案。

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